ده گام ساده برای ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت
سیستم مدیریت کیفیت(QMS) چیست؟ یک سیستم مدیریت ناب و ساده می باشد که اگر به درستی انجام پذیرد محصولات با کیفیت تولید می شود. این سیستم که تحت الزامات ایزو می باشد جهت کسب رضایت مشتری یا تولید محصولات بهتر طراحی شده است. اگر ده گام ساده زیر انجام شود ایجاد یک سیستم QMS چندان دشوار نخواهد بود.

1. تعریف و طراحی فرآیندها
فرایند ایجاد نقشه فرآیند شما را مجبور خواهد کرد که فرآیندها و توالی و تعامل آنها را تعیین نمایید. نقشه فرآیند برای درک این مسئله که شما مسئول چه چیزی هستید بسیار حائز اهمیت می باشد. این آنها فرآیندهای اصلی کسب و کار شما را شناسایی کرده و جریان کسب و کار را مشخص می کنند. هنگام مپینگ فرآیندها:
• از یک شیوه در سرتاسر سیستم پیروی کنید.
• فرایندهای پیشتیبان برای IT، HRو حسابداری را شناسایی نمایید.
• تعیین نمایید چه میزان کیفیت در ارتباط با هر فرآیند برای دستیابی به اهداف سازمان اثرگذار است.
2. تعریف خط مشی کیفیت
خط مشی کیفیت بیان کننده فلسفه وجودی سازمان در ارتباط با کیفیت می باشد. این همان فلسفه وجودی کیفیت است. هنگام تدوین خط مشی کیفیت می بایست به موارد زیر توجه ویژه شود:
• کیفیت
• رضایت مشتری
• بهبود مستمر
3. تعیین اهداف کیفیت
این ها اهداف سیستم کیفیت هستند که می بایست دسته بندی شده و هر کارمند تاثیر این اهداف را بر روی کیفیت درک نماید. ایزو نیازمند این است که اهداف کیفیت شما:
• برگرفته از خط مشی کیفیت شما باشد.
• قابل اندازه گیری باشد.
• در سازمان به کار گرفته شده باشد.
4. تعریف نقایص هر فرآیند
نقایص عیب هایی هستند که به عنوان یک عیب محصول یا یک عیب فرآیند رخ می دهند. هر زمان یک محصول دچار عیب شود نیاز است با برخی روش ها این نقص و عیب اندازه گیری شود.
هنگام تعریف نقایص؛
• حجم تراکنش تعیین شود.
• عیب ها( محصول و فرایند محور) تعیین شود.
• چگونگی ثبت نقایص تعریف شود.
• چگونگی ارتباط نقص ها با هم تعریف شود.

5. ایجاد مدارک و سوابق
ایزو 9001:2008 به یک نظامنامه کیفیت، شش رویه و 21 سابقه نیاز دارد. مدارک و سوابق دیگری نیز وجود دارد که می تواند مورد استفاده قرار گیرد، کار را با حداقل مستندات شروع کرده و در صورت نیاز به آن اضافه می کنیم،
• ایجاد مدارک مورد نیاز برای مدل کسب و کارتان
• ایجاد خط مشی ها، رویه ها و فرم ها
• ایجاد سوابق برای هر فرآیند
6. تعریف فرآیند کیفیت
فرایند کیفیت در بردارنده ی:
• فرایند ممیزی داخلی
• اجرای فرآیندهای اصلاحی و پیشگیرانه
• بازنگری مدیریت، ارتباطات و تعهد
7. تعیین نیازهای آموزشی
هر کسی نیاز دارد که شایستگی خود را شغلش نشان دهد. آموزش شروع راه است و می تواند در یک کلاس و یا روش های دیگر بوقوع بپیوندد.
• شایستگی ممیزین داخلی یک عامل اساسی است
• آموزش اقدام اصلاحی بسیار توصیه می شود
• آموزش تحلیل اثرات حالات شکست (FMEA) صریحا پیشنهاد می شود
8. استفاده از سیستم مدیریت کیفیت
شما مجبورید که از این سیستم استفاده نمایید تا محصولاتی با کیفیت عالی تولید نمایید. استفاده از سیستم مدیریت کیفیت به این معنی است:
• جمع آوری مستمر داده های عدم انطباق ها
• بازنگری مستمر داده های عدم انطباق ها برای اقدامات اصلاحی
• بازنگری مکرر FMEA برای اقدامات پیشگیرانه
• انجام ممیزی های داخلی و بازنگری های مدیریت به صورت دوره ای
9. اندازه گیری و ارزیابی عملکرد
اگر شما از سیستم مدیریت کیفیت استفاده نمایید باید داده ها را نیز جمع آوری نمایید. شما نیاز است که:
• عملکرد اهداف کیفیت پیگیری و بررسی شود
• تعریف benchmark های جدید عملکرد
• کشف فرصت های بهبود در روند ها، الگوها یا همبستگی ها

10. اقدامی که عملکرد را بهبود دهد را انجام دهید
ما بررسی و پیگیری داده را برای ممیزان یا مدیر کیفیت انجام نمی دهیم. هدف کلی بهبود است و این اتفاق نمی افتد مگر بوسیله:
• اولویت بندی فرصت های بهبود
• انتخاب فرصتهایی که تمایز را ایجاد نماید
• تقویت تعهد برای کیفیت برای دستیابی به نتایج بهتر